Insufficient documentation after inspection / Mangefull dokumentasjon etter kontroll

Product ideas Dropped
,
1

English translation

User input in customer survey 12/2023. This was pointed out to us after an audit of our expert activities regarding the preparation of reports through Onix.

  1. The report from Onix provides an opening for just one signature. It is written after findings have been made and the report handed over to the crane owner. When the crane owner has rectified all safety points, which are required for the crane to be valid for use, the Expert Business must sign step no. 2 in order to “certify that it is fully safe to use the work equipment” (Approval for use). Having only one signature is insufficient. Without a signature after rectification, the owner uses the taps without approval.
  2. The term “Safety points” is not used in the report, but another careful reference in that direction. In this case, the owner finds it very difficult to understand what is a safety point and what must be done to get approval for use. My advice is that Onix introduce a new code for cranes, e.g. S, which is a security point. Approval for use will not be granted until all defects marked S have been rectified.

References from the regulations:

  • The company is required by "Regulations on the execution of work no. 1357, § 13-1 that cranes are subject to a requirement for expert control carried out by an Expert Firm with approval for the crane type in question.
  • The company is required by "Regulation on the execution of work no. 1357, § 13-2 that the time for expert control must be carried out every 12 months. The environment may require more frequent checks.
  • "Regulation on the execution of work no. 1357, § 10-6. The employer must ensure that only work equipment is used that complies with the regulatory requirements for the relevant work equipment.
  • Expert control of work equipment must be in accordance with "Regulations on administrative arrangements no. 1360, §8-7. Expert Business must document the inspection and certify that it is fully safe to use the work equipment. (Authorization of use).

Original

Innspill fra bruker i kundeundersøkelse 12/2023

Dette fikk vi påpekt etter revisjon av vår sakkyndig virksomhet angående utarbeidelse av rapporter gjennom Onix.

  1. Rapporten fra Onix gir åpning for bare en signatur. Den skrives etter at funn er gjort og rapporten overleveres kraneier. Når kraneier har utbedret alle sikkerhetspunkter, som skal til for at kranen er gyldig i bruk, skal Sakkyndig Virksomhet signere gang nr. 2 for på den måten å «attestere at det er fullt forsvarlig å bruke arbeidsutstyret» (Bruksgodkjenning). Det er mangelfullt å ha bare en signatur. Uten signatur etter utbedring bruker eier kranene uten godkjenning.

  2. Begrepet «Sikkerhetspunkter» brukes ikke i rapporten men en annen forsiktig henvisning i den retning. Eier har i dette tilfellet svært vanskelig å forstå hva som er sikkerhetspunkt og hva som må gjøres for å få bruksgodkjenning. Mitt råd er at Onix innfører en ny kode for kraner, f.eks. S, som er et sikkerhetspunkt. Før alle mangler merket S er utbedret blir ikke brukgodkjenning gitt.

Referanser fra forskriftene:

  • Bedriften er pålagt gjennom “Forskrift om utførelse av arbeid nr. 1357, § 13-1 at kraner er underlagt krav om sakkyndig kontroll utført av Sakkyndig Virksomhet med godkjennelse for aktuelle krantype.
  • Bedriften er pålagt gjennom “Forskrift om utførelse av arbeid nr. 1357, § 13-2 at tidspunkt for sakkyndig kontroll skal utføres hver 12. måned. Miljøet kan påkreve hyppigere kontroll.
  • “Forskrift om utførelse av arbeid nr. 1357, § 10-6. Arbeidsgiver skal sørge for at det kun brukes arbeidsutstyr som er i samsvar med forskriftskravene til det aktuelle arbeidsutstyret.
  • Sakkyndig kontroll av arbeidsutstyr skal være i samsvar med «Forskrift om administrative ordninger nr. 1360, §8-7. Sakkyndig Virksomhet skal dokumentere kontrollen og attestere at det er fullt forsvarlig å bruke arbeidsutstyret. (Bruksgodkjenning).
3

We change the tag of this topic to Product Ideas - In Discussion so that we can collect more inputs from other users related to this suggestion.
If anyone finds this suggestion helpful, please upvote the case and add a comment if you have more input related to this suggestion.

1 Like
4

English translation

When conducting annual inspections of equipment for companies in Norway, the form “Inspection Report” is used.
This report includes the name and signature of both the “Done by” and the “Responsible”.

Typically, during inspections of larger equipment, a checklist is used to describe in detail what needs to be inspected. These checklists are created by you. If safety aspects are important to you, we recommend that this is clearly highlighted in the checklist you create for the relevant points.
If any points on the checklist are not approved, they are marked as RC or NC. These points will be listed in the Inspection Report, and Issues will be created for these points.

The status of the job is automatically suggested based on the lowest status from the checklist but can be set to a worse status if desired. For example, if several points on the checklist are marked as RC, you can set the job to NC, making the equipment invalid for use until all these points have been addressed.

If the status is set to NC, a new annual inspection is required before the equipment can be used. It is recommended to copy the original job in Onix Work, and the same job number will be used

Original

Når det utføres årlig kontroll av utstyr for firma i Norge brukes formular «Kontrollrapport».
Denne rapporten inneholder navn og signatur til både «Utført av» og «Ansvarlig»

Vanligvis ved kontroll av større utstyr brukes det sjekkliste som beskriver i detalj hva som skal kontrolleres. Disse sjekkliste er det dere selv som oppretter. Dersom sikkherhetspunkt er et viktig punkt for dere anbefaler jeg dere at dette klart fremgår i sjekklisten dere oppretter for de punkt det gjelder.
Dersom noen punkt i sjekklisten ikke er godkjent settes de til RC eller NC og disse sjekkpunktene vil bli listet i Kontrollrapporten og i tillegg blir det opprette Funn for disse punktene.

Status på jobben blir automatisk foreslått til den dårligste status fra sjekklisten, men kan om dere ønsker settes til dårligere. F.eks. dersom flere punkt i sjekklisten er RC, kan dere sette jobben NC slik at det ikke er gyldig for bruk før alle disse er utbedret.

Dersom Status settes til NC kreves det ny årlig kontroll før utstyret kan brukes, det anbefales da at dere kopierer opprinnelig jobb i Onix Work, samme jobb nr. vil da bli brukt med revisjons informasjon lagt til. I sjekkliste på jobben markere dere sjekkpunkt som nå er utbedret til OK og arkiverer jobben på nytt. Signatur er fortsatt tilgjengelig i kontrollrapport som opprettes, men ny utført dato og forfallsdato vil bli lagt inn.

Dersom status på jobben settes til RC krever ikke systemet vårt at dere må opprette ny jobb når funn er utbedret. Har kunden deres tilgang til Onix Work, vil utstyret bli godkjent for bruk dersom Funn er lukket innen fristen som vanligvis settes til 3 mnd. Dersom kunde ikke har tilgang til Onix Work må dere opprette nytt kontrollkort på samme måte som beskrevet i pkt. over der jobb status var satt til NC.